オフ会企画・開催のメソッド

オフ会とは、インターネットを用いて知り合った方々と実際に会う事を言います。ここでは、事前に告知をして開催するオフの手順や注意等を書いています。
個人で会う場合や、特定の人だけで行うオフで、S.S掲示板等での告知を必要としない場合は、こちらをご覧下さい。
その他の場合は、規模の大小、オフ会の主旨に関わらず、下記に手順を示しましたので、S.Sに関係する方でオフ会を企画される方は以下の事項を読み、ご理解された上で企画をして下さい。

オフ会を企画する前に
■オフ会の企画責任者(主催者)
主催者と幹事さんを決めましょう。主催者と幹事は同一人物でも構いません。私が行けないオフ会では、主催者が責任者みたいなものですから、しっかりとした方がやるのがベストです。大体言い出しっぺが主催者になります。しかし、言い出しっぺが無責任な人では困りますので、そう自覚している場合は、責任ある方に頼みましょう。

■オフ開催日程
告知から、開催日まで最低2週間以上とって下さい。
告知までも、下記にありますように時間がかかりますので、比較的時間に余裕を持って企画してください。

■オフ会開催回数の制限と間隔
月に何度もオフ会があっては、参加する方も管理する方も混乱してしまいます。S.Sが許可するオフ会は一ヶ月に2回(S.S主催のオフは回数に含みません)です。開催希望が2回よりも多くなってしまった場合は、先着順とし、後着の企画に関しては、また改めて日程を組んで頂きます。
またこれは、下記にあります「不特定多数を対象にした」オフ会に限っての話です。既に参加者を特定し、告知の必要がない場合は、これに当てはまりません。
また、月に2回オフがある場合は、そのオフの開催日間隔を1週間以上あけてください。

オフ会を企画・開催する為の手順

取り合えず、大まかな手順を表にしてみました
[1] 1,2,3を決めましょう [2] もっちに、所定の書式を使って許可を申請 [3] 4,許可
[4] 5,6を参考に告知しましょう [5] 7,8,9を見つつ当日の準備 [6] 10.最終連絡
オフ会かいさぁ〜〜〜い!!楽しみましょうね♪
申請書式を見る
記入例を見る

1.どんな主旨で行うのかを決めましょう。
 ・どんなオフなのか。(話すだけですとか、車をいじったりですとか、遊んだりですとか)
 ・タイトルも決めましょう〜!(例:ぱんだ主催 動物園オフ)

2.開催日時を決定しましょう
 ・開催日時を多数決で決めるのは難しい事です。主催者・幹事が予め決めて、その日程で参加者を募るようにしましょう。

3.開催場所を決定しましょう
 ・開催場所にふさわしい場所を決める
 ・駐車場の許容台数
 ・道の状態(凸凹が凄いと車高が低い車は辛いです)
 ・写真撮影をするならその場所も調べましょう
 ・昼食場所等も事前に決めると当日の行動がスムーズに行えます
ここまで決定した時点で、もっちに許可申請(書式)をする(ここで初めて先着・後着が決まる)
4.許可を取りましょう
私が許可をした場合S.S掲示板等(チャット含む)での告知が行えます無許可の場合は、S.S掲示板等(チャット含む)で告知をする事が出来ません
また、他HPに告知内容を載せ、そのページにS.S掲示板等(チャット含む)などからリンクをはる事も無許可では出来ません。無許可の場合、書き込みは削除されます。

5.告知方法を考えましょう
S.S掲示板等(チャット含む)での告知は、不特定多数の告知になります。S.S掲示板で「特定の人だけに呼びかける」のはやめましょう
特定の人だけに呼びかけたい場合は、メールなどを使用してください。

6.告知をしましょう
許可を得た場合は、S.S掲示板等を利用し告知をして頂いて結構です。
告知する場合は下記重要事項を必ず告知しましょうね
 ・誰が主催
 ・どんなオフなのか・何をするのか
 ・開催日時はいつなのか
 ・場所はどこなのか
 ・予算は幾らなのか
ここまでは企画みたいな感じですね。この次は運営の準備です。
7.連絡は取れますか?
参加者の方々には、詳細事項が決定次第メールで報告しましょう。
主催者及び幹事は、参加者全員の連絡先を知っておく必要があります。
携帯電話がベストですね。参加希望メールを集める時に、メールに携帯番号を書いてもらうようにしましょう。
また、参加者全員に主催者及び幹事の連絡先を教えておきましょう。これも携帯電話がベストですね。

8.道がわからないよぉ
とならないように、主催者または幹事が、当日動くルートの地図を参加者人数分コピーして用意し、当日配れるようにしましょう
何かあってはぐれてしまっても安心ですね。
また、遠方から参加者が来る場合は、開催場所を前もって地図で示すと安心ですね。

9.集合場所や道中に危険は無い?
地元の人とかしか知らないような、危険な情報(あそこの道は凸凹が凄いから気をつけてとか)は、なるべく教えてあげるようにしましょうね。
せっかく行ったのに、エアロ壊しちゃ洒落になりませんからね・・・。

10.最終連絡
開催日前日や前々日で結構ですので、最終参加人数や、事前連絡と変更がある場合は、その変更箇所を私に教えてください。
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